Le début de la crise sanitaire a bouleversé notre vie. Confinement, télétravail, couvre-feu…

Les événements d’entreprise ont bien sûr été touchés également. Depuis plusieurs mois, il faut faire preuve de créativité pour communiquer tout en respectant les gestes barrières : Zoom, Google Meets, Teams, Skype, vous les connaissez par cœur !

Découvrez avec nous comment ces outils peuvent vous aider à organiser des séminaires à distance.


Le séminaire d’entreprise : pourquoi c’est capital pour vos collaborateurs ?

Habituellement, le séminaire d’entreprise permet d’échanger avec son équipe, dans un lieu qui sort du quotidien. C’est l’occasion de (re)motiver, de former, de diffuser les valeurs de sa société…

Cet événement offre la possibilité aux collaborateurs de changer d’air, de sympathiser avec leurs collègues, d’oublier un peu la hiérarchie, de mettre en avant leur sentiment d’appartenance et de les motiver pour mener à bien d’autres projets qui leurs seront confiés. Le séminaire d’entreprise accroît la cohésion d’équipe et permet de projeter une vision à 360° des réalisations, des stratégies de l’entreprise et de la direction qu’elle prend pour le futur.

Le séminaire est reconnu comme étant un outil managérial et de communication très important pour une entreprise.

A ce jour et pour une durée qui semble s’annoncer longue, les séminaires incentive à l’international et les regroupements importants ne sont pas faciles (voire impossible) à mettre en place. Nous vous proposons donc d’organiser ce genre d’événement à distance, dans le respect des consignes de santé publique.

Le séminaire à distance : par où commencer ?

En France et de nos jours, l’accès à Internet est plutôt facile pour toute la population, il est donc envisageable d’organiser un séminaire à distance.

Le premier point à aborder est l’objectif que vise le séminaire à distance. Motiver, récompenser les équipes, fêter l’arriver d’un nouveau collaborateur, célébrer le lancement d’un produit, diffuser un message… L’objectif doit être pour vous car il facilitera l’organisation de votre événement. Vos prises de paroles et actions seront axées sur ce but.

Après l’objectif, c’est sur la durée qu’il faudra réfléchir : demi-journée, journée d’étude, plusieurs jours… à vous de décider selon votre cahier des charges et vos envies.

La durée pourra dépendre de si vous souhaitez ajouter à votre programme des activités de team building, que nous proposons aussi et qui sont possibles via les outils de visioconférence. Murder Party, défis variés, cours de cuisine… il y en a pour tout le monde !

Ensuite les détails techniques seront à traités : utilisation de tel ou tel logiciel de visioconférence, location d’un studio, décalage horaire entre les différents participants, leur position (chez eux ou en petits groupes dans vos locaux…).

Il pourra être intéressant de sonder vos collaborateurs pour connaître leurs préférences, sans pour autant trop leur en dire sous peine qu’ils n’aient plus de surprise lors du séminaire à distance.

Les personnes qui prendront la parole devant les spectateurs devront être à l’aise, aussi bien avec l’expression orale devant un public mais aussi avec les outils numériques. Cela garantira un événement fluide et agréables pour tous ses acteurs.

Le point suivant peut paraître anodin mais il a son importance. Sachez que la manière de s’habiller des intervenants peut perturber visuellement les spectateurs (à cause de la diffusion sur un écran), c’est le cas d’une chemine rayée par exemple, prenez donc garde à votre tenue le jour du séminaire.

Il sera nécessaire de réfléchir à la communication. En amont, il faudra envoyer les mails d’invitation aux participants, lesquels serviront à se connecter le jour J. Vous pourrez aussi expliquer dans ces mails les démarches à effectuer pour rejoindre la plateforme choisie. Un rappel pourra aussi être envoyé quelques jours avant. Après l’événement, c’est un compte-rendu qui pourra être envoyé accompagné de photos (captures d’écran). Vous pourrez choisir aussi de rediffuser le séminaire pour les personnes absentes.

La version à distance d’un séminaire étant généralement moins onéreuse que le séminaire physique, il serait dommage de passer à côté durant ces mois incertains.

Le séminaire à distance : qu’est ce qui est possible ?

Nous proposons plusieurs solutions pour organiser votre séminaire à distance.

Vous pouvez par exemple opter pour la location d’un studio. Vous aurez alors l’impression d’être un animateur de télévision.

Cette option vous offrira la possibilité de filmer un ou plusieurs speaker(s) et de présenter à vos spectateurs des photos, vidéos, graphiques… le tout diffusé en live sur une plateforme de visioconférence et/ou en streaming sur Facebook, YouTube, le site Internet de votre société…

En louant un studio, vous donnerez une dimension très professionnelle à votre séminaire à distance. En effet, vous aurez accès à du matériel de qualité (caméras, écrans, éclairages…). Sur place, une régie pourra s’occuper des lumières, du lancement des vidéos, jingles, musiques…

Vous pouvez également réaliser votre séminaire à distance via les plateformes de visioconférences. Elles ont l’avantage de rapprocher les participants en les faisant échanger de manière dynamique : sondages, questions/réponses, jingles, compte à rebours…

Vous pourrez réunir des milliers de personnes de manière simultanée et de vous offrir la possibilité d’apporter l’image de votre entreprise (invitations, fond d’écran (derrière les participants) lors de l’événement).

Dans le cas ou des informations confidentielles seraient partagée lors de l’événement, nous veillerons à respecter votre choix de plateforme et assurerons la sécurité de vos données.

Enfin, nous assistons à l’émergence de nouveaux outils pour réaliser des séminaires à distance, comme des plateformes permettant d’assister à l’événement de manière virtuelle, avec un avatar nous représentant et évoluant dans l’espace, de salles en salles, avec ses collaborateurs, comme nous le ferions dans la vraie vie.

Quel est l’accompagnement proposé par Neovent ?

Notre équipe de chefs de projet vous accompagnera en amont pour organiser votre séminaire à distance (lieu, durée, personnalisation…) et ce de manière originale.

Neovent sera à l’écoute de vos besoins et de vos questions techniques, notamment en mettant en place le conducteur à suivre le jour de l’événement et en réalisant des essais avec vous dans le cas d’une location de studio ou en testant la ou les plateforme(s) utilisée(s).

Notre équipe pourra être présente également le jour J pour s’assurer que tout se passe comme prévu et solutionner les problèmes le cas échéant.

Quel est l’équipement nécessaire ?

Vos collaborateurs n’auront besoin que de très peu de matériel pour participer au séminaire : un ordinateur, un micro s’ils parleront, des écouteurs pour plus de confort et une connexion Internet.

Attention aux tablettes et aux smartphones qui pourraient ne pas être compatibles avec les besoins techniques de l’événement.

Nous vous avons séduit.e ? Découvrez toutes nos solutions de séminaire à distance !


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